Datenschutz im CRM
Mit combit CRM bei der DSGVO auf der sicheren Seite
Fit im Datenschutz – BestandsaufnahmeDatenschutz: Womit sollte ich beginnen?
Wenn Sie beim Datenschutz noch ganz am Anfang stehen, erstellen Sie eine Übersicht aller personenbezogenen Daten, die Ihr Unternehmen verarbeitet. Dokumentieren Sie, zu welchem Zweck jeder Eintrag erhoben wird, und was dann damit passiert.
Unser Start-Whitepaper enthält eine Checkliste für erste Maßnahmen.
Wie unterstützt mich combit bei der Umsetzung der DSGVO?
Unser Profi-Whitepaper zur DSGVO zeigt Ihnen Bereiche auf, in denen Unternehmen Anpassungen vornehmen müssen. Dazu beschrieben sind Lösungsansätze für den Datenschutz in der combit CRM-Software. Wenn Sie unsere CRM-Software bereits im Einsatz haben, finden Sie in der combit Knowledgebase Hinweise zur Integration.
Datenschutz: Womit sollte ich beginnen?
Wenn Sie beim CRM Datenschutz noch ganz am Anfang stehen, erstellen Sie eine Übersicht aller personenbezogenen Daten, die Ihr Unternehmen verarbeitet. Dokumentieren Sie, zu welchem Zweck jeder Eintrag erhoben wird, und was dann damit passiert.
Unser Start-Whitepaper enthält eine Checkliste für erste Maßnahmen.
Wie unterstützt mich combit bei der Umsetzung der DSGVO?
Unser Profi-Whitepaper zur DSGVO zeigt Ihnen Bereiche auf, in denen Unternehmen Anpassungen vornehmen müssen. Dazu beschrieben sind Lösungsansätze für den Datenschutz in der combit CRM Software. Wenn Sie unsere CRM Software bereits im Einsatz haben, finden Sie in der combit Knowledgebase Hinweise zur Integration.
Datensicherheit mit combit CRM
Zugriff auf Daten autorisieren
Schützen Sie Ihre Unternehmens- und Kundendaten durch autorisierte Zugriffe, eingeschränkte Nutzungsrechte, Verschlüsselung und Sicherung.
Dokumentationspflicht erfüllen
Hinterlegen Sie im combit CRM die Herkunft der personenbezogenen Daten. Änderungen und Verwendung der Daten werden automatisch protokolliert.
Daten sicher managen
Daten können gestohlen werden. Der Gesetzgeber fordert daher einen adäquaten Schutz. Aktivieren Sie dafür die Datenbankverschlüsselung Ihres Microsoft SQL-Servers.
Einwilligungen protokollieren
Mit unserer Auto-Protokoll-Funktion behalten Sie den Überblick über die Datennutzung. Jeder Kundenkontakt, jede Einverständniserklärung und jede E-Mail wird protokolliert.
Auskünfte automatisiert erteilen
Personen, deren Daten Sie speichern, haben ein Auskunftsrecht. Mit combit CRM erstellen Sie die Auskünfte per Knopfdruck und bearbeiten Sie bei Bedarf individuell nach.
Löschfristen einhalten
Personenbezogene Daten brauchen ein Löschkonzept, das Fristen berücksichtigt. Im DSGVO-Center von combit CRM legen Sie Löschpläne fest und lassen diese ausführen.
Anwenderbericht: In(n) Energie
combit CRM im Einsatz bei In(n) Energie
Die DSGVO stellte Helmut Lerch, Vertriebsleiter Glasfaser, vor neue Herausforderungen im Kundenmanagement. Mit combit CRM konnte er die neuen Anforderungen an den Datenschutz vollständig umsetzen.
“Die DSGVO-Funktionen waren schnell installiert. Alles Notwendige wird jetzt automatisch bei der Datenerfassung protokolliert und die Löschscripte sind erstellt. Wir fühlen uns bestens ausgestattet!”
“Wir arbeiten schon seit vielen Jahren in allen Abteilungen mit dem combit CRM und wirklich ALLES ist dadurch besser geworden! Sehr beruhigend finde ich, dass wir durch Anpassungen DSGVO-fit unterwegs sind und somit beim Thema Datenschutz komplett im grünen Bereich sind.”
FAQ – Wichtige Fakten zum neuen Datenschutz
Was ist die DSGVO?
Das europäische Datenschutzrecht blickt inzwischen auf eine mehr als zwanzigjährige Geschichte zurück. Die heterogene Auslegung der bisherigen Richtlinien führte zur Idee eines EU-weit einheitlichen Datenschutzrechts. Außerdem sollte der Datenschutz an die Anforderungen des Internets und der Globalisierung angepasst werden. Für die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) bestand eine zweijährige Übergangsfrist. Diese ermöglichte den Staaten bisher geltende Gesetze, wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), anzupassen. Ab dem 25. Mai 2018 gilt die DSGVO EU-weit.
Für wen gilt die DSGVO und welche Anforderungen stellt sie?
Die DSGVO gilt für jedes Unternehmen, das mit personenbezogenen Daten von Menschen, die sich in der EU befinden, arbeitet. Das Unternehmen muss nachweisen können, dass jeder Geschäftsprozess nur die dafür unbedingt nötigen Daten verwendet, diese nur für den Bearbeitungszeitraum speichert und so wenig Mitarbeitern wie nötig zugänglich macht.
Welche neuen Rechte haben meine Kunden?
Die DSGVO verleiht Ihren Kunden und sonstigen Kontakten teilweise neue Rechte, auf die Sie als Unternehmen jetzt eingehen müssen. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen erweiterte Auskunft- und Widerspruchsrechte sowie das „Recht auf Vergessenwerden“. Weitere Details dazu finden Sie in unserem Start-Whitepaper.
Welche Konsequenzen drohen?
Bei Verstößen sieht die neue Rechtslage Bußgelder bis zu 20 Mio. Euro oder 4% des Jahresumsatzes vor. Neu ist auch die aktive Kontrolle der Umsetzung. Im Gegensatz zum alten BDSG reagieren Aufsichtsbehörden und Landesdatenschutzbeauftragte nun nicht erst bei Beschwerden. Neben der Kontrolle vermutlich zunächst größerer Firmen sollen auch kleinere Unternehmen per Fragebogen untersucht werden. Zusätzlich können unzufriedene Mitarbeiter:innen oder Kunden Unternehmen bei den Behörden melden, wenn Verstöße gegen den Datenschutz vermutet werden. Dadurch kann Schmerzensgeld eingeklagt werden.
Welchen Chancen bietet die DSGVO?
Unternehmen sehen sich durch die DSGVO vor die große Herausforderung gestellt, ihren Umgang mit personenbezogenen Daten neu zu regeln. Dabei ist es hilfreich, die neuen Chancen für Ihre Kundenbeziehungen zu erkennen. Wer sich vom Datenwolf zum Datenhirten entwickelt, wer verantwortungsvoll und transparent mit Kundendaten umgeht, kann eine neue Qualität der Kundenbindung erreichen.
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse von natürlichen Personen. Dies sind z. B. Name, Geburtsdatum, Familienstand, geschäftliche oder private Beziehungen, Bilder, Beiträge in sozialen Netzwerken, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Kontonummer, Mitgliedschaften, Urkunden, Zeugnisse, Kundennummern, Rechnungsnummern, Arbeitgeber, Konfession und Weltanschauung, Gesundheitsstatus, IP-Adresse, Standortdaten, biometrische Daten oder Einkünfte. Die personenbezogenen Daten können sich auch auf Ihrer Firmenwebsite verstecken. Etwa in vor langer Zeit hochgeladenen PDFs, Bild-Dateien, Excel- und Word-Dokumenten sowie deren Metadaten und in Tracking-Daten der Besucher (z. B. von Google Analytics).
Ab wann gilt die neue Rechtslage?
Stichtag ist der 25. Mai 2018. Es genügt aber nicht, sich nur um die DSGVO zu kümmern. Sie müssen auch das Telemediengesetz (TMG) sowie das überarbeitete Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) beachten. Nur die ePrivacy-Verordnung (ePrivVO) wird vermutlich nicht bis Mai 2018 fertig. Die Auslegung der Vorgaben ist noch unklar. Hier werden die Gerichte erst in den kommenden Jahren für Rechtssicherheit sorgen.
Brauche ich jetzt einen Datenschutzbeauftragten?
Nicht unbedingt. Bei bestimmten Voraussetzungen müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten haben und diesen namentlich bei Ihrer Datenschutzbehörde melden. In großen Unternehmen kann es sinnvoll sein, in verschiedenen Abteilungen einen Verantwortlichen für den Datenschutz zu benennen. Diese Person dient als Vermittler zwischen dem Datenschutzbeauftragten und den Mitarbeitern.
Muss ich etwas an meinen Dienstleistungsbeziehungen ändern?
Passen Sie bestehende Verträge mit allen Kooperationspartnern an, die in irgendeiner Form Zugriff auf personenbezogene Daten Ihrer Firma haben oder hatten. Beraten Sie sich mit Ihrem Anwalt, ob diese Verträge neu abgeschlossen werden müssen. Falls Sie bisher Daten an Dritte in Länder außerhalb der EU weitergegeben haben, ist zu prüfen, mit welcher Rechtsgrundlage dies in Zukunft noch zulässig ist. Eventuell greifen hier neue Einwilligungs- und Informationspflichten. Oder die Übertragung muss unter angemessenen Schutzvorkehrungen stattfinden.
Whitepaper: Datenschutz und Umsetzung DSGVO
Unser Start-Whitepaper erklärt die wichtigsten Neuerungen der EU-DSGVO. Darin finden Sie Checklisten für die Bestandsaufnahme und erste Maßnahmen.
Unser Profi-Whitepaper zeigt Bereiche auf, in denen viele Unternehmen Anpassungen vornehmen müssen. Dazu beschrieben sind Lösungsansätze der combit CRM Software.
Wo gibt es weitere Infos?
DSGVO-Gesetz mit Erwägungsgründen und dem BDSG-neu
FAQ zur Verordnung von der Anwaltskanzlei RESMEDIA
Orientierungshilfen der Datenschutz-Bundesbeauftragten
Liste der Landesdatenschutzbeauftragten in Deutschland
Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands
Auslegungshilfen und Kurzpapiere der Datenschutzkonferenz
Darum CRM-Software
von combit!
Sofort einsatzbereit
Wir liefern ausgefeilte Lösungen für unterschiedliche Einsatzbereiche direkt mit. Wählen Sie im Solution Center unserer Testversion die passende aus (z. B. die LARGE-Solution mit Funktionen für DSGVO und Datenschutz).
Oberfläche gestalten
Sie legen im Designer fest, wie die Benutzeroberfläche aussieht. Einheitliche Vorgaben für einzelne Abteilungen sind rasch eingestellt. Lassen Sie z. B. nur Felder anzeigen, die tatsächlich benötigt werden. Das sorgt für eine benutzerfreundliche Übersicht.
Datenbankstruktur anpassen
Bestimmen Sie die Datenbankstruktur und die dazugehörigen Prozesse. Dank SQL-Technologie ist die Datenmenge unbegrenzt. Über Relationen verknüpfen Sie Ihre Daten. So ordnen Sie bspw. einem Unternehmen Aktivitäten oder Verkaufschancen zu.
Intelligente Funktionen zur Prozessoptimierung
Managen Sie Ihre Verkaufschancen durch Prozessvisualisierung. Einfach per Drag & Drop die Pipeline bearbeiten und den Überblick behalten.
360°-Blick auf Kundendaten & Projekte
Sie wissen jederzeit über relevante Fakten laufender Projekte Bescheid. Umsatz, Kosten und Arbeitseinsatz haben Sie mit der CRM-Software von combit sofort parat.
Rechtlicher Hinweis
Diese Website soll weder als Standardwerk zum Datenschutz in der EU noch als rechtliche Beratung dienen, auf die Sie sich bei der Einhaltung der Datenschutzgesetze stützen können. Diese Informationen sind nicht zu verwechseln mit einer rechtlichen Beratung, bei der ein Rechtsanwalt das geltende Recht auf Ihre spezifischen Umstände anwendet.
Wir weisen Sie deshalb darauf hin, dass Sie bei Beratungs-bedarf über Ihre Auslegung dieser Informationen oder über deren Richtigkeit und Vollständigkeit einen Rechtsanwalt hinzuziehen sollten. Sie dürfen sich demnach auf diese Seite weder als Rechtsberatung stützen noch als Empfehlung für eine bestimmte Auslegung geltenden Rechts.
