E-Rechnung: Grundlagen und Erstellung
Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht für bestimmte Bereiche eingeführt. Die Umstellung auf E-Rechnungen lohnt sich jedoch so früh wie möglich. Elektronische Rechnungen vereinfachen Abläufe und senken Kosten. Etwa für Porto, Archivierung und Buchhaltung.
In diesem Beitrag erläutern wir kompakt die Grundlagen zu elektronischen Rechnungsformaten.
Anschließend zeigen wir, wie unsere Softwarekomponente List & Label eine Anwendung bei der Erstellung von E-Rechnungen unterstützt und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.
Einführung in elektronische Rechnungsformate
Elektronische Rechnungsformate (E-Rechnungen) haben sich zu einem wichtigen Bestandteil der digitalen Geschäftsprozesse entwickelt und sind ab 2025 in Deutschland verpflichtend im B2B-Bereich und für Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden. Diese Vorgabe geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zurück und wird in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) geregelt.
E-Rechnungen sollen die Bearbeitung und Archivierung von Rechnungs- und Bezahlvorgängen deutlich vereinfachen und effizienter gestalten, insbesondere im öffentlichen Sektor.
Für den hohen Automatisierungsgrad ist die Übertragung strukturierter Rechnungsdaten in festgelegten Formaten grundlegend.
Zu den gängigsten E-Rechnungsformaten gehören ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X:
ZUGFeRD
Besonders im deutschsprachigen Raum verbreitet, kombiniert ZUGFeRD eine PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Dadurch sind Rechnungen sowohl als lesbare PDF-Datei als auch als maschinenlesbare XML-Datei verfügbar.
XRechnung
In Deutschland als Standard für den öffentlichen Sektor festgelegt, erfüllt XRechnung die EU-Vorgaben und basiert vollständig auf XML-Daten.
Factur-X
Dieses Format wird in Frankreich eingesetzt und ist vollständig kompatibel und technisch identisch zu ZUGFeRD, da es PDF und XML als hybrides Rechnungsformat kombiniert. Es ermöglicht die parallele Nutzung als visuelle Rechnung und zur maschinellen Weiterverarbeitung.
Genauere Informationen zu den drei elektronischen Rechnungsformaten finden sich im Artikel ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung – Elektronische Rechnungsformate in List & Label.
Was es besonders bei der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen des Bundes zu beachten gibt, hat das Bundesministerium des Inneren auf seiner Website inklusive Erklärvideo zusammengefasst.
E-Rechnungen erstellen und versenden
Softwareentwickler und -anbieter können durch die Integration der Komponente List & Label ihre Software um die Fähigkeit erweitern, hybride E-Rechnungen als PDF zu erstellen und zu versenden.
Voraussetzung für die Nutzung von List & Label zur Erstellung von E-Rechnungen ist, dass die eigene Anwendung strukturierte Rechnungsdaten im Format ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X bereitstellt.
E-Rechnungen mit List & Label
Mit List & Label werden E-Rechnungen im integrierten Designer als Bericht gestaltet. Der Bericht kann optimal auf Anforderungen zugeschnitten werden, ohne spezifische Programmierkenntnisse. Über den Designer können E-Rechnungen auch angepasst und versendet werden.
List & Label geht bei der Erstellung einer E-Rechnung wie folgt vor:
Die von der eigenen Anwendung bereitgestellte XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten (im Format ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X) wird mit dem im Designer erstellten Bericht kombiniert.
Dadurch entsteht eine hybride E-Rechnung im PDF-Format, die visuell und maschinenlesbar ist.
Die XML-Datei zur Erfüllung der strukturellen Anforderungen an eine E-Rechnung wird eingebettet.
Weiterführende Informationen und ein Beispiel dazu gibt es in unserem Knowledgebase-Artikel ZUGFeRD-XML-Dateien erstellen und in PDF einbetten.
E-Rechnungen reibungslos in bestehende automatisierte Prozesse integriert. Unternehmen können so umgehend auf die
E-Rechnungspflicht reagieren und sind auf die gesetzlichen Anforderungen ab 2025 vorbereitet.
Zum Test des Verfahrens stellen wir die voll funktionsfähigen Trial von List & Label zur Verfügung.
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