Virtueller Benutzer
eMails, die nach einem bestimmten Muster erstellt wurden, z.B. durch Internet-Formulare, in die sich Interessenten eingetragen haben, werden vom virtuellen Benutzer erkannt und entsprechend verarbeitet. Nachdem er gesucht hat, ob ein Interessent schon in der Datenbank ist, legt er einen neuen Datensatz an oder pflegt Änderungen ein. Frau Rührig ist froh, dass der virtuelle Benutzer ihr viel Zeit erspart. Wenn er mit seinen Standards nicht weiterkommt, leitet er die eMail automatisch an sie weiter.
Der virtuelle Benutzer verarbeitet standardisierte eMails automatisch, pflegt Daten ein oder nimmt Änderungen vor. Die eMails können durch Internet-Formulare erstellt werden oder durch Außendienstmitarbeiter, die mit dem address manager arbeiten und so einzelne Kundendaten abgleichen.
eMail Scan
Er verarbeitet unzustellbare Rückläufer, Empfangsbestätigungen und "Out of office"-Antworten auf Ihre eMailings automatisch. Für verschiedene Standardfälle hat Herr Fröhlich Aktionen definiert und entlastet damit den eMail-Posteingang zu Gunsten der "echten" Antworten. "Out of office"- Mails werden z.B. einfach gelöscht oder nicht existente eMail-Adressen aus dem eMail-Feld in das Bemerkungsfeld übertragen.
 
Der eMail-Scan erlaubt eine Aktion für jeden Fall. Hier wird bei unbekanntem eMail-Adressaten ins Bemerkungsfeld das aktuelle Datum mit dem Zusatz "User unbekannt" eingetragen. Aufgrund der vielen verschiedenen Provider kann der eMail Scan einen Großteil, aber leider nicht alle Rückläufer erkennen.
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