Detailinfo für Softwareentwickler: ZUGFeRD
 

Rechnungsausgabe im ZUGFeRD-Format mit Reporting Tool
Wenn Sie kaufmännische Software für den deutschen Markt entwickeln, kommen Sie um das ZUGFeRD-Format inzwischen nicht mehr herum. Lesen Sie eine kurze Einleitung und erste Praxisberichte aus einem Vortrag von Ministerialrat Dr. Friedrich Wilhelm Haug und laden Sie sich das kostenlose Infopaket zum Datenmodell herunter. Übrigens: Ab Version 21 von List & Label ist es ausreichend, zur Erstellung eines ZUGFeRD-konformen Belegs lediglich den Pfad zur Datei mit den Metadaten anzugeben. Alles weitere übernimmt List & Label für Sie.

Wie der ZUGFeRD-Standard den Rechnungsaustausch vereinfacht

von Dr. Friedrich Wilhelm Haug

Mit ZUGFeRD gibt es kein Analog oder Digital, sondern ein Sowohl-als-auch: ein maschinenlesbares Dokument, das als PDF auch immer menschenlesbar ist wie bislang die analoge Rechnung auf Papier. ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Die entscheidende Erleichterung gegenüber heute genutzten Verfahren für elektronische Rechnungen ist der Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache.

Das FeRD-Format erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Die Verbuchung kann vollständig automatisiert werden. Steuer- und handelsrechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen werden berücksichtigt. Ein zusätzlicher Vorteil: Auf jeder Station vom Versender bis zum Empfänger gibt es die Möglichkeit, in die analoge Welt zurückzukehren. Es kann immer noch ganz altmodisch eine Rechnung auf Papier ausgedruckt werden.

 

Erste Erfahrungen aus der Praxis

Setzen Unternehmen das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite ein, sparen sie durch den Einsatz des Datenformats verbunden mit einer Prozessoptimierung durchschnittlich zehn Euro je Rechnung. Damit werden die Kosten um 60 Prozent reduziert. Darüber hinaus werden Rechnungen im Mittel 5,3 Tage früher bezahlt als sonst. Dabei ist die Akzeptanz auf der Kundenseite hoch, insbesondere Neukunden akzeptieren elektronische Rechnungen zu fast 100 Prozent.

Auf der Eingangsseite lassen sich Kosten mindestens in gleicher Höhe wie beim Rechnungsausgang sparen. Erste Messungen liegen im Bereich zwischen zwei und 25 Euro; eine deutliche Häufung liegt zwischen zehn und 15 Euro. Die Bandbreite erklärt sich durch die bisherige Verarbeitungstiefe des Rechnungseingangs etwa durch Digitalisierung mit OCR.

Mit dem übergreifenden Datenformat wird der digitale Rechnungsaustausch gerade auch für kleinere Unternehmen ohne vorherige Abstimmung des Datenformats möglich. Die Geschäftsbeziehungen können sowohl zwischen Unternehmen als auch zwischen Unternehmen und Behörden entbürokratisiert werden.

Quelle: computerwoche.de
Autor: Dr. Friedrich Wilhelm Haug ist Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Er spricht regelmäßig auf Veranstaltungen von IHKs und Softwareanbietern, um kleinen und mittelständischen Unternehmen die digitale Rechnungsverarbeitung nach dem ZUGFeRD-Standard nahezubringen.

ZUGFeRD-Infopaket

Die Zahl der Unternehmen, die das Datenformat nutzen, steigt kontinuierlich. Das Bundesverwaltungsamt ging am 1. Juli 2015 in Wirkbetrieb.

Das Infopaket enthält das Datenmodell und das Schema als Strukturdiagramm, eine alphabetische Liste der Elemente sowie die von ZUGFeRD definierten Codelisten. Darüber hinaus wird eine Gegenüberstellung (Mapping) zwischen dem  Release Candidate und der finalen Version sowie eine Aufstellung der neuen Elemente zur Verfügung gestellt.

Die in der ZIP-Datei enthaltenen Dokumente im Einzelnen:
  • Spezifikation ZUGFeRD 1.0
  • Hinweise zu Änderungen von Version ReleaseCandidate (RC) zu ZUGFeRD 1.0
  • Corrigendum mit Korrekturen vom 17.10.2014
  • Betriebswirtschaftliche Begriffe, Datenmodell, Schemata
  • Codelisten
  • 12 Beispieldateien
  • Schema- und Stylesheetdateien
Download gratis ZUGFeRD Infopaket
Quelle: Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
Autor: FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Es hat die Aufgabe, das Thema "elektronische Rechnungen" unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.
Last update: 2017-10-26
+49 (0) 7531 90 60 10