cRM & Digitale Signatur
Die digitale Unterschrift für Ihr Kundenbeziehungsmanagement
Das Thema Dokumentenechtheit im Zusammenhang mit elektronischer Übermittlung klingt schwer aufregend und sorgt aufgrund technischer Rahmenbedingungen bei manchem Anwender sogar für Falten auf der Stirn. In der Umsetzung ist das digitale Signieren aber überhaupt keine große Sache. Und der Vorteil dabei? Kosten können gesenkt und gleichzeitig langwierige Gesamtprozesse beschleunigt werden.
Dabei profitieren sowohl kleine, mittelständische als auch große Unternehmen von der Digitalisierung von Dokumenten und der gleichzeitigen Prozessautomatisierung. Viele konventionelle Abläufe erfordern von Gesetzes wegen die Schriftform sowie eine eigenhändige Unterschrift, beispielsweise bei der beweiskräftigen Dokumentation von Willenserklärungen oder für elektronisch übermittelte Rechnungen, wenn sie gemäß dem UStG zum Vorsteuerabzug herangezogen werden dürfen. Die Digitale Signatur kann außerdem bei Angebotserstellungen und -abgaben, Verträgen aller Art, abrechnungsrelevante Sales-Reports oder bei sonstigem Austausch von sensiblen Informationen zum Einsatz kommen.
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Digitale Signatur
Eine grundlegende Funktion einer elektronischen Signatur ist, dass sie der Authentifizierung des Unterzeichners dienen soll. In den meisten Fällen ist es jedoch nicht ausreichend, dass nur der vermeintliche Urheber einer Nachricht ermittelt werden kann. Neben der Authentizität muss oft auch die Integrität und Nichtabstreitbarkeit einer Willenserklärung sicher gestellt werden, damit durch die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen keine zusätzlichen Risiken entstehen.
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... und so geht's:
Wie Sie Ihre ausgehenden Dokumente ganz einfach aus dem combit Relationship Manager heraus digital signieren können, zeigen wir Ihnen in einer kurzen Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1. Um Dokumente signieren zu können, benötigen Sie natürlich eine Signiersoftware. Sowohl die Produkte von e.siqia als auch von secrypt arbeiten mit dem combit Relationship Manager zusammen.
2. Über unsere Signaturpartner erhalten Sie nicht nur das Produkt, sondern auch das notwendige Modul für die Verbindung zwischen den Softwareprodukten und dem combit Relationship Manager. Gerne unterstützen sie Sie auch bei der Umsetzung Ihres Signaturvorhabens.
3. Ist die Installation erfolgt und die Schnittstellendatei eingebunden, ist alles erledigt und wir kommen direkt zum Signieren: Im combit Relationship Manager wählen Sie über Ausgabe > Einzelbrief > direkt oder Ausgabe > Einzeldruck/Seriendruck > Etikett/Karteikarte/Liste die gewünschte Druckvorlage aus.
4. Über die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten bei der Ausgabe können Sie das Ausgabeformat festlegen. Zum digitalen Signieren eignet sich besonders das PDF-Format (möglich sind auch TIFF- und TXT-Formate). Bitte beachten Sie, dass – formatbedingt – das Layout nicht immer 1:1 übernommen werden kann, da es bei diesen Formaten spezifische Einschränkungen bezüglich der Umsetzung gibt.
5. Nachdem Sie das Ausgabeformat gewählt haben, wählen Sie im folgenden "Speichern unter"-Dialog den Speicherort und geben im Feld "Dateiname" einen Namen für die zu erstellende Datei an.
6. Im gleichen Dialogfenster aktivieren Sie die Checkbox "Erzeugte Dateien digital signieren" und klicken dann auf Speichern.
7. Das Dokument wird erstellt und gleichzeitig von der Signatursoftware unserer Partner digital signiert.
60 Sekunden ...
... mit cRM-Projektleiter Björn Eggstein
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Bei unternehmerischen Prozessen spielt die elektronische Abwicklung mittels digitaler Dokumente eine immer größer werdende Rolle. Ganz klar, denn Dokumente auf Papier zu drucken, gegebenenfalls zu kopieren und dann per Post in Umlauf zu bringen, kosten Unternehmen sowohl personelle und monetäre Ressourcen als auch Zeit im drängenden Wettbewerb. Diese Kosten können durch digitalen Austausch signierter Dokumente dramatisch reduziert werden.
... 25s
Das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Hannover hat ermittelt, dass sich in Deutschland bei gegenwärtig rund 6 Milliarden per Post verschickten Rechnungen pro Jahr ein Einsparpotential für Versender zwischen 7 und 86 Milliarden Euro ergäbe, wenn diese Dokumente zwischen Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht würden. Darüber hinaus bedeutete dies auch eine Entlastung für die Umwelt - durch Einsparung von Papier und physischer Transporte.
... 45s
Probleme bei der elektronischen Signatur sehen Unternehmen wohl noch bei der praktischen Umsetzung der gesetzlichen Richtlinien und beim häufig komplizierten, weil zumeist uneinheitlichen, Austauschprozess mit Geschäftspartnern. Doch wenn die Umstellung auf den elektronischen Austausch digital signierter Dokumente erst mal geschafft ist, war dies ganz bestimmt keine vergebene Liebesmüh, angesichts der Vorteile, die erzielt werden.
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